Guia prático · Fecho e contabilidade

Organizar as faturas de fornecedores do restaurante: o que falta, o que está duplicado e o que vai para o contabilista

Um guia prático para reunir as faturas do mês num só sítio, perceber quais ainda não chegaram e entregar ao contabilista um dossier completo — sem correr atrás de papéis no último dia.

Porque é que as faturas se perdem?

Num restaurante, as faturas chegam por todos os lados: em papel com a entrega, por email, por mensagem do vendedor, no portal do fornecedor. Cada canal é um sítio onde uma fatura pode ficar esquecida.

O problema não é uma fatura perdida — é não saber que está perdida. O contabilista só a pede semanas depois, o fornecedor já emitiu a seguinte, e o mês fecha com custos que ninguém viu.

Um só sítio para todas as faturas

A regra mais simples também é a mais eficaz: cada fatura entra num único arquivo no dia em que chega, seja qual for o canal. Uma pasta por mês e por fornecedor, com o documento original guardado — PDF ou digitalização legível.

Quando o arquivo é o único sítio, a pergunta «onde está a fatura do peixe?» tem sempre a mesma resposta. E o que não está lá está em falta — que é a informação mais útil no fim do mês.

Como perceber quais faturas faltam

Os fornecedores habituais têm um ritmo: o do pão entrega todos os dias, o das bebidas uma vez por semana, o do peixe duas. Uma lista com os fornecedores e a frequência esperada mostra logo quem ainda não faturou o mês.

Há dois outros sinais: uma entrega registada sem fatura correspondente, e um pagamento — transferência ou débito — sem fatura por trás. Cruzar o arquivo com os pagamentos é a forma mais rápida de apanhar o que falta.

Guia de pagamentos a fornecedores →

Duplicados e documentos dispersos

A mesma fatura chega em papel e por email; a guia de remessa é confundida com a fatura; a nota de crédito entra como custo. São erros pequenos que empolam as compras do mês e fazem o contabilista lançar duas vezes.

Um documento é identificado pelo fornecedor, número e data. Se já existe um igual, não entra outra vez. Guias de remessa e orçamentos não são faturas e não contam para o custo; as notas de crédito abatem.

Preparar o dossier mensal para o contabilista

O dossier do mês é o arquivo organizado mais um resumo: total de compras por fornecedor e por categoria de custo, IVA discriminado por taxa, e a lista de pendências — faturas em falta, documentos ilegíveis, dúvidas a esclarecer.

Quanto mais completo chega, menos perguntas voltam. Enviar tudo de uma vez, em vez de fatura a fatura ao longo do mês, poupa tempo aos dois lados.

Guia completo do fecho mensal →

Erros comuns na organização das faturas

1
Deixar as faturas em papel na gaveta até ao fim do mês
Os papéis rasgam-se, apagam-se e perdem-se. Digitalizar no dia em que chegam — mesmo com o telemóvel — resolve a maior parte dos documentos em falta.
2
Não guardar o documento original
Um valor numa folha de cálculo não serve ao contabilista. Cada linha do mês precisa do PDF ou da digitalização que a sustenta.
3
Registar a mesma fatura duas vezes
Papel e email, ou duas pessoas a carregar o mesmo documento. As compras do mês ficam empoladas e o contabilista lança em duplicado.
4
Confundir guias de remessa, orçamentos e notas de crédito com faturas
Só a fatura conta como custo. A nota de crédito abate; a guia de remessa e o orçamento não entram.
5
Faturas sem categoria de custo
Uma fatura sem categoria dá um total, mas não diz onde foi o dinheiro. Matérias-primas, bebidas, limpeza, embalagens — a categoria é o que torna o resumo útil.

Como o Restro ajuda a organizar as faturas

O Restro guarda cada fatura no arquivo digital do restaurante, organizada por fornecedor, mês e categoria, e sinaliza o que precisa de atenção antes de chegar ao contabilista.

  • ✓Leitura de faturas em PDF ou pela câmara do telemóvel — fornecedor, valores, datas e IVA.
  • ✓Arquivo digital por fornecedor, mês e categoria de custo, com o documento original guardado.
  • ✓Deteção de duplicados: a mesma fatura não entra duas vezes.
  • ✓Faturas com dados suspeitos ou em falta ficam sinalizadas para revisão.
  • ✓Pacote mensal para o contabilista: PDFs organizados em ZIP e resumo em Excel com IVA por taxa.
  • ✓Pedidos de correção do contabilista — documento em falta, duplicado, dúvida — no mesmo sítio.

Checklist: as faturas do mês estão organizadas?

Antes de enviar o dossier, confirma estes pontos:

Todas as faturas do mês estão num só arquivo?
Cada fatura tem o documento original guardado?
Os fornecedores habituais faturaram o mês todo?
Não há faturas duplicadas?
As guias de remessa e notas de crédito estão separadas das faturas?
Cada fatura tem categoria de custo?
As pendências para o contabilista estão listadas?
Usar a checklist de fecho mensal interativa →

Perguntas frequentes

Que faturas devo guardar para o contabilista?
Todas as faturas de compras do mês com o NIF do restaurante, incluindo as pequenas — e as notas de crédito que as corrigem. Guias de remessa, orçamentos e talões sem NIF não substituem a fatura. Na dúvida, guarda o documento e assinala-o como pendência para o contabilista decidir.
Como sei se falta alguma fatura de um fornecedor?
Compara o que o fornecedor costuma entregar com o que faturou: um fornecedor semanal com três faturas num mês de quatro semanas tem uma em falta. Os pagamentos ajudam: uma transferência sem fatura correspondente é um documento que ainda não chegou.
Basta uma fotografia da fatura ou preciso do documento completo?
Uma fotografia legível de todas as páginas serve como digitalização, desde que se leiam o fornecedor, o NIF, o número, a data, os valores e o IVA. Se o fornecedor emite PDF, guarda o PDF: é o documento original e evita dúvidas de leitura.
O que fazer com uma fatura duplicada?
Mantém uma única versão no arquivo e descarta a repetida — o critério é fornecedor, número e data iguais. Se já foi enviada ao contabilista duas vezes, avisa-o para não lançar em duplicado. Duas faturas com números diferentes para a mesma entrega não são duplicadas: pede ao fornecedor uma nota de crédito.

Todas as faturas do mês, num só sítio.

O Restro lê as faturas, guarda-as por fornecedor e categoria, apanha duplicados e prepara o pacote para o contabilista.

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